招标代理机构:政府采购注意事项

政府采购工作公开性与保密性是一对辩证统一的范畴，该公开的内容要及时公开，应该保密的东西必须严格执行，这是政府采购工作的基本原则。保密是为了更好的公开，公开是保密工作的基础，两者相辅相成，缺一不可。在具体工作中，泄密带来的危害性是有目共睹的，一些投诉事件的发生就是因为泄密而直接导致的。采购机构一定要充分认识到保密工作的重要性与迫切性，本着有则改之，无则加勉的态度，认真对待，但也要对投诉有可能给采购中心带来的负面影响作好充分的心理准备。特别是一些省市主要领导批示纪委查办的针对采购工作的投诉事件，由于影响程度大，往往成为社会关注的焦点与敏感问题。保密工作看似小事，一句话、一个数字、一个方案的泄密，就会引起信息的不对称与轩然大波，因此必须加强保密制度的建设，它是政府采购工作成败的关键环节之一。 

泄密案例危害性分析 某市政府采购中心采购的电梯设备与安装工程结束后，立即就有未中标的供应商向当地主要领导写信反映此标存在的诸多问题，令人不可思议的是，此供应商对中标结果有较大影响的价格分了如指掌，投诉人在价格方面比中标人高多少分与原始记录惊人的吻合，且招标评标现场领导讲话内容以及评委的打分细节都十分清晰，在此情况下，未中标的单位会推导出许多理论，甚至想入非非。投诉事件的发生，必然会引起领导与纪委的高度重视，即使以查无实据、维持原判收场，但对采购机构的整体影响是深远的。泄密者不外乎现场参与人员，虽然监督方、评委、采购人、采购机构具有同等的理论上的泄密可能性，综合利弊权重，政府采购机构脱不了干系，采购机构内部泄密者可能得到相应的利益回报，可能有许多不可告人的目的，且隐藏得很深，一般不容易被发现，危害性极大。这种扰乱政府采购正常秩序的行为是可耻的，丧失了起码的职业道德与人格，可以说对其人生观的形成与一生的发展是没有好处的。所以说采购中心内部建设十分必要，一定要加强团结，凝聚人心，奖惩分明，铁面无私，给惟恐天下不乱者敲响警钟与丧钟。 

保密内容 政府采购工作的许多范畴属于保密范畴，采购机构要想健康发展，必须规范自己的日常管理行为，正确处理公开与保密的关系。招标信息、答疑材料、商业技术要求、中标公示等都属于公开的范畴，公开就是保证供应商信息的知情权、平等参与权。保密工作本质上说是保证公平竞争的一种形式与途径，与公开追求的效果殊途同归。政府采购工作涉及保密的内容主要有：一是商业秘密。各投标人标书中涉及到的技术参数、人员技术力量、财务状况、某些商品的报价与产地、投标策略、供应商登记表、投标资格预审材料、投标文件等都应属于保密的范畴，本着对供应商负责的态度，这些材料必须保密，由专人负责，一旦泄露出去会给投标人带来一定的损失，甚至会引起他们的投诉，现在的供应商都是很懂法的，他们的投诉内容有法律依据，采购机构业务操作一定要规范。二是已获取投标文件的供应商名称、数量以及可能影响公平竞争的有关部门招标投标情况。虽然招标信息在全国或一定范围内公开，是为了保证供应商获取信息的公正性，而潜在投标人情况的泄露往往引起新的不公平与信息的不对称，供应商数量名称泄露以后会直接影响投标报价与竞争激烈程度，许多投标人想方设法打听信息就是为了使自己处于投标的有利地位，至于投标人名称泄露以后，本行业人士会清楚多方面的情况，投标时就可以量体裁衣了。三是评分办法。评分标准的大体框架可以在标书中注明，便于供应商提供相关资料，但具体分值在一般情况下还是以保密为好，法律也未明确规定要公开，各地要因地制宜，因为任何评分办法不可能做到绝对的符合所有投标人的意愿，而开标现场必须要有一个评判标准，为了防止供应商标的指手画脚和无理取闹，评分办法的事先事后保密是必要的。四是评标现场记录。评标是一个复杂的过程，涉及到价格、商务、技术等综合性的内容，评分办法也不可能做到绝对的天衣无缝，有时会做一些微调，关键是评委要达成公识，这些协商研究的内容要绝对保密。有些不规范的评标现场还有采购方的主要领导参加，自然会说一些倾向性的话语，至于评委是否受其影响是另一回事，但一旦泄露了相关内容，未中标的供应商会把不中标的情绪连带领导因素作一些不符合实际的猜测。五是评标原始记录材料。原始记录材料很多，要保密的主要是评委打分明细表、评委倾向性意见、特殊情况下的供应商得分排名情况，这样做的目的是保护评委，维护开标活动的严肃性与权威性。任何评分细则都带有主观成分，假如纯客观的话也就不需要评委来评标了，采购中心就能计算出分值了，给评委一定程度的主观能动性，是保证评标质量的重要途径，而这些细节的泄密可能会引起不必要的麻烦。 

保密工作现状分析 政府采购保密工作现状不容乐观：一则软硬件条件达不到要求。某些采购机构办公场地狭小，如只有一间办公室的情况下，人员杂多，来来往往，在评分办法的制作、供应商报名、相关信息的收集等方面，根本无保密性可言。二则规范性工作未引起足够重视。开标项目未设供应商预审制度，供应商购买标书记录在一张纸上，供应商数量与名称一目了然，后买标书者能够一览无余，信息严重不对称。管理工作零乱，供应商记录本任何时候都是随便一放，包括采购中心人员在内所有在场人员能随时浏览，增加了泄密的范围与追查的难度。在人手少，兼职多的情况下，内部工作人员还可以通过收费开票名单、制作开标打分表等形式知悉供应商名单与数量，保密难度加大。其三，评标现场未封闭，专职开标人员不定。由于条件限制，有的采购中心没有专设的开标大厅和评标会议室，只能在会议室进行评标，且对评标现场人员未作严格限定，工作人员可以随时进出评标现场，供应商没有休息场所，有时会在会议室门外徘徊，能够窃听到谈话内容。由于人手特别紧张，内部岗位设立与相互监督机制未能建立，开标人员一般身兼数职，增加了泄密的几率。其四，档案管理欠规范。开标结束后档案资料移交给管理员时间太长，没有规范性，档案管理制度执行不力，碍于情面，谁要看档案资料都可以，不能秉公办事，给别有用心者钻了空子。档案借阅管理制度、档案解密期限等未能完善，档案管理员专业素质亟待提高，长时间得不到培训，甚至对档案的重要性与关键作用也认识不足，思想麻痹，行动迟缓。其五，泄密责任追究制度形同虚设。由于多人接触档案材料，明显增加了泄密责任追究的难度，内部也怕得罪人，怕影响团结，怕引起猜疑，往往只能睁一只眼闭一只眼，《工作守则》上泄密者将追究责任的话也变成了空谈。害群之马得不到晾晒，还会躲在阴暗角落里气焰嚣张，胆子越来越大。 

对保密制度建立的思考 1、严格回避制度。采购法规定，在政府采购活动中，采购人员极其相关人员与供应商有厉害关系的，必须回避。一则是主动回避，二则是供应商和监督机构可以在开标前提出必须回避的人员名单，采购机构核实并执行。这是保密制度的一项主要内容，能够有效地保证泄密事件发生。2、内部岗位分设。采购中心即使人员十分紧张，也必须把关键岗位分设开，不得相互兼职，人员不足可以补充完整，严格岗位职责，奖惩分明。3、专设开标人员。保密工作的一项重要内容就是开标现场管理，开标人员职业道德，责任心、敬业心、工作能力等等素养的高低是保密工作重要环节之一；同时专设开标人员也便于资料的保管、移交，泄密风险锐减。4、基础工作必须强化与相互制约。供应商资格预审材料、购买标书记录要由专人管理，内部其他岗位人员不得介入，购买标书记录要分开登记，工作人员及时收集，适当保存，防止外人泄密。由于供应商打分一览表涉及到供应商名单与数量，可以采取两种方法处理：可以在开标前夕打印；设计空表格，由开标人员现场填写，收款开票工作要由财务处或综合处严加管理，防止名单外泄。档案管理员要严格借阅登记制度，刚开标项目的资料不得借阅给任何人，待一定期限后才能解禁。制定评委、监督人员及采购人保密制度，也要上墙公布，明确责任，谁出事谁负责。5、评标现场严格控制人数。除评委外，只允许监督人员，采购机构项目经理在场，外人不得参与。询问供应商时必须得到许可方能进入，除了采购单位一名评委外，采购单位特别是主要领导不得进入评标现场，评标现场所有通讯工具一律关闭，评委不得单独外出，评标其间不得以任何形式与供应商或采购人接触。6、一定要设立封闭的评标室。与供应商休息室分开。有些落后地区的采购中心由于条件限制，尚没有评标室的，要请示相关领导及时设立，这是关系采购工作规范性与基础性的工作，必要引起高度重视。7、寻求自觉执行与严格管理相统一最佳的结合点。保密工作在于全体人员的自觉维护，要从点滴小事做起，防患于未然，内部一定要统一思想，服从大局，自觉执行各项保密制度，不得越位与失位，保证政府采购工作正常有序开展。